Assistenz (w/m/d) für die Verwaltungsleitung – Vollzeit

Jobbeschreibung

• Selbstständige Organisation und Koordinierung des Sekretariates in Bezug auf die Verwaltungsabläufe, Kommunikation, Administration und Terminplanung
• Organisation von Seminaren und Meetings
• Datenbankbetreuung und Aufbau von Datenbanken
• Schnittstellenfunktion zwischen den Sekretariaten im wissenschaftlichen Bereich, den Serviceabteilungen des Instituts sowie der Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft in München
• Internationale Korrespondenz, Übersetzung von Unterlagen deutsch/​englisch
• Wohnungsverwaltung der Institutswohnungen (12 Wohnungen) in enger Abstimmung mit der externen Hausverwaltung
• Verwaltung und Abstimmung des Patentarchivs des Instituts
• Aufbau und Pflege der Vertragsmanagement-Datenbank
• Führung des International Office des Institutes: Unterstützung von ausländischen Wissenschaftler:innen in Visa-, Melde-, Kranken­versicherungs­angelegenheiten sowie Unterstützung bei Aufenthalts­genehmigungen und Eröffnung von Bankkonten
• Sprachkursverwaltung
• Buchen von Dienstreisen
• Führung und Verbuchung der Barkasse des Institutes